GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
SECRETARIA DE ESTADO DE EDUCAÇÃO
SEE/SE ORIENTAÇÃO - Subsecretaria de Articulação Educacional - Orientação
Orientação nº 3/SEE/SE ORIENTAÇÃO
Processo Nº 1260.01.0004021/2026-40
ORIENTAÇÃO NORMATIVA SRI/VIDA ESCOLAR Nº 10, DE 01 DE JULHO DE 2026
Estabelece os procedimentos para a expedição, no Sistema Mineiro de Administração Escolar - Simade, de Certificados de Conclusão e Históricos Escolares da Educação Básica nas Escolas Estaduais de Minas Gerais.
A Superintendência de Regulação e Inspeção Escolar, no uso das atribuições previstas no Decreto nº 48.709, de 27 de outubro de 2023, e considerando o disposto na Resolução SEE nº 5.051, de 31 de julho de 2024, e demais normas que regulamentam a organização e o funcionamento do ensino nas Escolas Estaduais de Minas Gerais, ORIENTA:
1. CONSIDERAÇÕES GERAIS
1.1. Finalidade
O Certificado de Conclusão da Educação Básica - Histórico Escolar de Ensino Fundamental e de Ensino Médio tem como finalidade comprovar a regularidade da trajetória escolar do estudante.
1.2. Gestão dos documentos
A gestão, a fidedignidade e a guarda dos documentos escolares são de responsabilidade compartilhada e solidária entre o Secretário Escolar e o Diretor.
1.3. Modalidade
O Certificado de Conclusão da Educação Básica - Histórico Escolar deve ser emitido em formato digital, via Sistema Mineiro de Administração Escolar (Simade), para todos os estudantes que apresentarem trajetória escolar regular. O preenchimento manual poderá ser adotado em situações excepcionais e justificadas.
Esse documento deve conter a identificação e as assinaturas do Secretário Escolar e do Diretor, observando-se:
- as assinaturas digitais do Secretário Escolar e do Diretor devem ser efetuadas por meio do Sistema de Documentos Digitais (EDoc), integrado ao Portal gov.br, garantindo, dessa forma, a validade jurídica e a autenticidade do documento;
- em caráter excepcional, é admissível a assinatura física, exigindo-se a identificação dos responsáveis, mediante a aposição do carimbo contendo o nome completo, a Matrícula do Servidor Público (MaSP) e o ato de nomeação (diretor) e de designação (secretário), publicados no Diário Oficial do Estado de Minas Gerais - “MG”, bem como a respectiva data de publicação;
- em caso de ausência ou impedimento legal dos gestores, seguir rigorosamente a Orientação Normativa SRI/DDGE/DAM Nº 3/2025, que dispõe sobre assinaturas nos documentos escolares.
1.4. Prazo de expedição:
O Certificado de Conclusão da Educação Básica - Histórico Escolar deve ser emitido em até 30 (trinta) dias contados a partir da solicitação. Caso o estudante necessite comprovar a conclusão antes desse prazo, será emitida uma Declaração de Conclusão com validade estrita de 30 dias.
2. COMPOSIÇÃO DO DOCUMENTO
2.1. Estrutura
O documento oficial é unificado e indissociável, composto de duas partes:
- Certificado de Conclusão: Dados da escola (nome, atos autorizativos, endereço completo), identificação do estudante, ano civil, ano de escolaridade concluído e fundamentação legal.
- Histórico Escolar: Detalha as informações da trajetória escolar do estudante por ano de escolaridade (aproveitamento, carga horária, total de faltas, situação final), bem como os dados referentes ao estabelecimento de ensino (nome, município e unidade federativa ao qual pertence), mínimo para promoção, número de dias letivos e carga horária total oferecida.
Sua validade e integralidade depende da emissão completa de todas as páginas, iniciando-se pelo certificado e abrangendo os registros de todas as etapas de ensino cursadas pelo estudante, conforme a seguinte estrutura:
- Certificado de Conclusão da Educação Básica.
- Histórico Escolar do Ensino Fundamental – Anos Iniciais.
- Histórico Escolar do Ensino Fundamental – Anos Finais.
- Histórico Escolar do Ensino Médio.
2.2. Expedição de documento pelo Simade
A expedição do documento varia de acordo com a etapa de ensino autorizada:
- Escolas com Anos Iniciais do Ensino Fundamental: Emitir o Certificado - Histórico Escolar específico desta etapa (1º ao 5º ano);
- Escolas com Anos Finais do Ensino Fundamental: Emitir o Certificado - Histórico Escolar unificado de todo o Ensino Fundamental (1º ao 9º ano);
- Escolas com Ensino Médio: Emitir o documento completo, contemplando as trajetórias do Ensino Fundamental e do Ensino Médio.
3 . INSTRUÇÕES ESPECÍFICAS PARA PREENCHIMENTO DO CERTIFICADO DE CONCLUSÃO - HISTÓRICO ESCOLAR
Para a expedição dos documentos escolares deve-se considerar, fundamentalmente, os dados dispostos no Simade e no Diário Escolar Digital (DED). Nos casos de estudantes com percurso em escolas de outras redes, é necessário incorporar as informações contidas no Histórico Escolar apresentado.
Nessa perspectiva, compete ao Secretário proceder à conferência e validação de todos os dados, abrangendo tanto as informações migradas do Simade para o formulário do Certificado de Conclusão da Educação Básica - Histórico Escolar, quanto aqueles cadastrados no sistema, quando se tratar de documentos provenientes de outras redes, visando assegurar a regularidade e a autenticidade da vida escolar.
Quando houver incompatibilidade para transcrição do Histórico Escolar, adotar os procedimentos previstos no item 4.6.1 e 4.6.2.
3.1. Certificado de Conclusão da Educação Básica
Contempla as seguintes informações:
- Dados da Escola: código, nome, SRE, atos autorizativos (atos do poder público que autorizaram o funcionamento do estabelecimento de ensino e dos cursos e modalidades ofertados, com a respectiva data de publicação), endereço (atualizado).
- Dados do Estudante: devem ser extraídos dos documentos oficiais de identificação apresentados pelos estudantes:
a) nome (conforme registro civil apresentado);
b) naturalidade: local de nascimento e UF. (se brasileiro nascido no exterior ou “naturalizado” ou “estrangeiro” não abrirá esse campo para efetuar o registro);
c) nacionalidade: após assinalar a nacionalidade, se brasileiro, automaticamente aparecerá no campo país (Brasil), disponibilizando a opção de UF e o município de nascimento para seleção. Se estrangeiro ou brasileiro nascido no exterior, registrar somente o país de nascimento do estudante;
d) sexo: masculino ou feminino;
e) data de nascimento;
f) filiação: registrar os nomes, conforme documentos oficiais;
g) número do documento de identificação: carteira de identidade antiga acompanhada do CPF ou Carteira de Identidade Nacional - CIN ou passaporte;
h) órgão expedidor/Estado (aplicável à antiga carteira de identidade);
i) CPF (obrigatório registro nas situações em que for apresentada a antiga Carteira de Identidade);
j) conclusão: registrar o ano de conclusão (conforme o percurso escolar do estudante e coerente com o cadastro do encerramento escolar no Simade)
k) ano de escolaridade: último ano de escolaridade concluído pelo estudante.
- Fundamentação Legal:
No banco de dados do Simade, consta a fundamentação legal que normatizou o funcionamento e a organização da Educação Básica em cada época. A escola deverá selecionar as pertinentes ao percurso vivenciado pelo estudante, para posterior impressão do Histórico Escolar.
- Localidade e data.
- Assinaturas: os campos para assinaturas apresentam-se de forma diferenciada para cada formato.
Na emissão via sistema E-Doc:
- os campos designados para as assinaturas do Diretor e do Secretário Escolar estão preparados para a geração eletrônica apenas na folha do Certificado.
- os históricos serão gerados com campos em branco onde é dedicado às assinaturas.
Na emissão exclusivamente via Simade ou edição de modelários da SEE:
- constarão os campos de assinaturas do Diretor e Secretário Escolar em todas as páginas.
3.2. Histórico Escolar
Cabeçalho: confirmar os dados de identificação da escola e do estudante (gerado automaticamente pelo Simade).
3.2.1. Etapas:
- Ensino Fundamental Anos Iniciais
- Ensino Fundamental Anos Finais
- Ensino Médio
Detalhamento dos Campos de Escrituração
- Componentes curriculares: gerados automaticamente em conformidade com a matriz curricular cadastrada no Simade. Nos casos de estudantes recebidos por transferência, a escola deve cadastrar conforme Histórico Escolar apresentado, sendo permitida a inclusão de quantos componentes curriculares forem necessários.
- Ano de Escolaridade: Ensino Fundamental Anos Iniciais (1º ao 5º ano), Ensino Fundamental Anos Finais (6º ao 9º ano) e Ensino Médio (1º ao 3º ano). Preencher com o ano civil em que o ano de escolaridade foi cursado pelo estudante.
- Aproveitamento (Apr.): registro do aproveitamento obtido pelo estudante por componente curricular, respeitando o regime avaliativo (notas, conceitos, etc.) adotado pela instituição à época em que o ano de escolaridade foi cursado.
- Carga Horária (C.H.): registro da carga horária de cada componente curricular, em estrita observância à matriz curricular curricular.
- Observações: registro, quando necessário, das particularidades e amparos legais que impactaram o percurso escolar.
3.2.2. Quadro - Consolidação:
Para cada etapa (Ensino Fundamental - Anos Iniciais e Anos Finais; Ensino Médio), o Simade emitirá um quadro de fechamento, como no exemplo abaixo:
Legenda: UF: Unidade Federativa M.P: Mínimo para Promoção C.H: Carga Horária
Detalhamento dos Campos de Escrituração (preenchimento automático no Simade, a partir dos dados inseridos previamente no ambiente "Cadastrar Histórico Escolar")
- Etapa: ano de escolaridade cursado pelo estudante.
- Estabelecimento de ensino: nome oficial da escola onde o ano foi cursado.
- Município: local onde o estabelecimento de ensino está localizado.
- UF: unidade federativa.
- M.P.: mínimo para aprovação exigido, conforme legislação vigente à época para a rede estadual ou transcrição do Histórico Escolar em caso de transferência.
- Dias letivos: total de dias de efetivo trabalho escolar, conforme legislação vigente à época para a rede estadual ou transcrição do Histórico Escolar em caso de transferência.
- C.H.: carga horária total por ano de escolaridade, conforme matriz curricular da rede estadual ou transcrição do Histórico Escolar em caso de transferência.
- Total de faltas (conversão em Horas-Relógio): somatório das faltas apuradas no ano letivo, por ano de escolaridade:
- Dados migrados do Simade: preenchimento automático pelo Sistema;
- Dados transcritos (transferência): caso as faltas no Histórico Escolar de origem não estejam lançadas em horas-relógio, a escola deverá realizar a conversão a devida conversão (tempo cronológico) aplicando a seguinte fórmula:
Total de Faltas em Horas-Relógio = número total de faltas x 50 60 onde:
|
3.2.3. Quadro - Observações Gerais:
Espaço destinado aos esclarecimentos referentes à trajetória do estudante na etapa (Ensino Fundamental - Anos Iniciais e Anos Finais; Ensino Médio), quando necessário. Para o registro das observações, acessar a aba “Gerenciar Históricos e Certificados”, conforme figura abaixo:
4. PONTOS DE ATENÇÃO NA ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
4.1. Divergências de nomenclatura:
Sempre que houver divergência entre a nomenclatura do ano de escolaridade cursado pelo estudante e a disponível no Simade, será utilizada a do Sistema, registrando-se, obrigatoriamente, a nomenclatura original no campo “Observações”, visando a fiel correspondência com a realidade vivenciada.
4.2. Cadastro do Histórico Escolar :
4.2.1. Campos de Preenchimento Obrigatório no Cadastro:
- Ano administrativo.
- Dias letivos e carga horária total ofertados.
- Frequência mínima para promoção.
- Situação final.
- Faltas/horas por componente curricular.
- Conceito global (se for o caso) ou mínimo para promoção.
4.2.2. Nos percursos em que foi adotado o conceito global no 1º ano do Ensino Fundamental, esse mesmo conceito deve ser replicado e lançado em todos os componentes curriculares daquele ano de escolaridade.
4.2.3. Sempre que o rendimento for expresso por conceitos (A, B, C / Regular, Bom, etc.) , deverá ser registrado, no campo “Observações”, o respectivo referencial de avaliação de desempenho correspondente a cada conceito atribuído.
4.2.4. O Simade é um sistema de registro e não barra inconsistências automáticas de rendimento ou de frequência abaixo do mínimo legal. Se a escola cadastrar o estudante como "Aprovado", o sistema aceitará o comando, ainda que os dados apontem reprovação. Portanto, a conferência dos registros pelo servidor deve ser rigorosa.
4.2.5. É vedado fazer adaptações indevidas, alterações, supressões ou qualquer intervenção no percurso escolar realizado pelo estudante na escola de origem. A integridade e a fidelidade documental devem ser preservadas integralmente.
4.2.6. Ao transcrever históricos de outras instituições, dispensa-se o uso da expressão “TRANSCRITO DO ORIGINAL” no campo “Observações”.
4.3. Expedição de documento escolar em situações de transferência:
Situação | Documentação Exigida | Procedimento Físico e Digital |
Estudante concluiu o(s) ano(s) anterior(es) e está cursando o período letivo atual na mesma escola. | Histórico Escolar dos períodos concluídos e Ficha Individual atualizada. | A Ficha Individual deve conter os dias letivos cursados, faltas e notas parciais obtidas até o dia do pedido. |
Estudante vindo de outra escola pede nova transferência no decorrer do ano, sem concluir o ano letivo na escola atual. | Declaração de Transferência, Ficha Individual e Histórico original da escola de origem. | Arquivar, na pasta individual do estudante, cópia autenticada ("Confere com o Original") do histórico de origem e emitir a Declaração de Transferência e a ficha individual junto ao histórico original de origem. |
4.4. Inativação de Histórico Escolar:
A opção “inativar etapa” é exclusiva para etapa migrada da base de dados do Simade, quando é necessário efetuar correções.
Quando o Histórico Escolar gerado pelo menu “Encerramento” apresentar erros em componentes curriculares, notas ou faltas, o Simade não permitirá alterações diretamente nesse documento. Nesses casos, a escola deverá inativá-lo para liberar o cadastro completo e emitir o documento correto.
4.5. Especificidades de Anos Letivos Excepcionais (Pandemia de COVID-19)
Em razão das normativas excepcionais vigentes durante a pandemia de COVID-19 e considerando a impossibilidade de deixar em branco ou inutilizar o campo referente aos dias letivos no Sistema, os registros deverão ser realizados da seguinte forma:
- Ano letivo de 2020: registrar “200” no campo “Dias Letivos” e em “Observações”: “Dispensa do cumprimento de dias letivos, conforme Lei Federal nº 14.040, de 19/8/2020”.
- Ano letivo de 2021: registrar “200” no campo “Dias Letivos” e em “Observações” registrar o amparo legal de acordo com o regime de ensino adotado à época (ex.: Regime Especial de Atividades Não Presenciais - REANP, estudos híbridos e estudos presenciais, conforme normativas específicas).
4.6. Parametrização de Justificativas para "Etapa sem Transcrição"
O Simade permite justificar a ausência de transcrição em algumas situações. O registro da justificativa deve ser feito especificamente nos campos de cada ano de escolaridade em que a situação se aplica. Segue, abaixo, alguns exemplos de justificativas:
4.6.1. Histórico Escolar Incompatível para Transcrição
Aplica-se a históricos de outras redes, estados ou modalidades que não possuem equivalência direta de campos no Simade, devendo-se adotar os seguintes procedimentos:
- no ambiente do Sistema “Cadastrar Histórico Escolar”, selecionar a justificativa "Histórico Escolar incompatível para transcrição" (será gerada uma observação automática : “Histórico Escolar em anexo”);
- no campo de Observações Manuais, inserir: “Histórico Escolar emitido pela [Nome do Estabelecimento de Ensino] anexo”;
- preencher os campos obrigatórios (Ano Administrativo, Localização da Instituição de Ensino e dados da Escola).
4.6.2. Histórico Escolar com Trajetória em Escola do Exterior
Para estudantes que ingressaram na rede estadual por meio de aproveitamento de estudos do exterior:
- no ambiente do Sistema “Cadastrar Histórico Escolar”, selecionar a justificativa "Histórico Escolar incompatível para transcrição, estudante com trajetória em escola do Exterior";
- no campo de Observações Manuais, inserir: “Aproveitamento de estudos realizados no exterior, conforme a Lei Federal nº 9.394/1996. Histórico Escolar emitido pela [Nome da Escola] - País [Nome do País], conforme documento anexo.” (Exemplo: “Aproveitamento de estudos realizados no exterior, conforme a Lei Federal nº 9.394/1996. Histórico Escolar emitido pela Escola Menelik II - País Etiópia, conforme documento anexo”). Registra-se que, para o aproveitamento de estudos realizados no exterior, o documento escolar apresentado deve atender às normas de legalização;
- preencher os campos obrigatórios (Ano Administrativo, Localização da Instituição de Ensino, País e no campo instituição digitar manualmente o nome da escola e o país de origem).
4.6.3. Regularização de Vida Escolar amparada por Parecer:
Para estudantes com irregularidades em seu percurso, que tiveram a vida escolar regularizada por meio de Parecer da SEE ou do CEE:
- no ambiente do Sistema “Cadastrar Histórico Escolar”, selecionar a justificativa "Regularização de Vida Escolar, conforme Parecer". O Sistema emite um alerta quanto ao registro obrigatório do número e ano do parecer emitido;
- no campo de Observações Manuais, inserir: “Regularização de vida escolar amparada pelo Parecer (SEE ou CEE) nº/ano”. Exemplo: “Regularização de vida escolar amparada pelo Parecer 228/2013.” Podem ser adicionadas outras anotações complementares se a equipe pedagógica julgar necessário.
4.7. Emissão de documentos no Sistema
- Trava: O Simade só autorizará a emissão final do Histórico Escolar se não houver ícones de avisos ou alertas de erros, inconsistências ou dados obrigatórios ausentes.
- Uso do Botão "Inativar Etapa": Este campo é de uso restrito e exclusivo para correções de etapas que foram migradas incorretamente da base de dados antiga do Simade, quando há necessidade de fazer correções;
- Conferência Prévia: Antes da impressão definitiva, deve-se utilizar o comando “Visualizar Histórico”, no ambiente Gerenciar Históricos e Certificados, para conferência do documento a ser emitido e realização de eventuais correções.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A escrituração escolar constitui o registro histórico e legal do percurso do estudante. Portanto, a consolidação destas orientações visa aprimorar as práticas administrativas, cabendo à escola zelar pela integridade, exatidão e autenticidade das informações relativas à vida escolar.
É importante destacar que o Simade passa por constantes atualizações tecnológicas e por implementação de novas funcionalidades, com o objetivo de alinhar o Sistema à organização pedagógica vigente. À medida que as inovações forem operacionalizadas, novas versões atualizadas desta Orientação Normativa serão elaboradas e divulgadas pela Coordenação de Regularidade de Vida Escolar.
Espera-se que este documento, assim com 143404451 em anexo, sirvam como um suporte de consulta, assegurando a regularidade dos procedimentos de escrituração, de modo a resguardar o direito dos estudantes a uma documentação fiel a sua trajetória acadêmica.
Por fim, ressalta-se que a operacionalização do Sistema é orientada e detalhada por documentos complementares, tais como o Memorando-Circular nº 137/2025/SEE/SE e o respectivo Tutorial que devem ser consultados sempre que houver dúvidas quanto à operacionalização do Simade.
Vanilza de Jesus Azevedo Almeida
Coordenação de Regularidade de Vida Escolar
Liozina Angélica Silva Ribeiro Michel
Superintendência de Regulação e Inspeção Escolar
| Referência: Processo nº 1260.01.0004021/2026-40 | SEI nº 143393244 |
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